日々増えていく名刺はどうやって整理したらいいの？
あまり使わないから整理するのめんどくさいし、整理しなかったら肝心な使うときに見つけられないし…いい方法あったら教えてほしい。
こんな疑問を解決します。
以前の私の名刺管理法は「輪ゴムでとめて袋にぶち込む」だけでした。
営業マンとして恥ずかしい限りですが…
社会人になりたての頃は、張り切って名刺ファイルに会社名でファイリングして、大切に大切に保管していたんですよ。
でも、時の流れの中で、名刺の量が膨大になっていき、ファイリングするのがめんどくさくなって「後でやろう」を積み重ねていった結果「輪ゴム管理法」に行きついてしまいました。
特に困ったこともなかったので気にもしてなかったんですが、ある時、見知らぬ電話番号から1通の電話があったんです。
お久しぶりです！○○サービスのサトウです！お仕事のご相談があったのでご連絡しました～
正直、会社名にも声にも名前にも、全く思い当たるフシがありませんでした。
名刺を見れば思い出すかも、、と思って名刺の山から1枚の名刺を見つけようとしましたが、もの凄い量の名刺の中から探す気になれずに早々にあきらめてしまいました。
で、結局「会えば思い出すだろう」というバクチに出たところ、会って顔を見た瞬間一瞬で思い出せて事なきを得ましたが、そこで思ったんですよ。
名刺管理しなきゃ！って。
そして色々試してみて、私が最終的に行きついたのは、EVERNOTEとSCANSNAPを使った名刺管理法でした。
この方法は、名刺管理の手間と時間をゼロにしてくれました。
名刺管理の必要がなくなったら、名刺が見つからなくてイライラしたり、面倒な整理とは無縁になりますよ。
今回は「名刺管理を不要にする名刺管理法」をご紹介します。
EVERNOTEが名刺管理の常識を変える！
名刺を名刺のままで管理していると、物理的に不便な点がいくつかあります。
- スペースが必要
- 探すのに時間がかかる
- 整理するのにも時間がかかる
- なのにほとんど使わない
時間や手間がかかる割には、ほとんど有効活用されずにファイルに眠っていることが多いと思いませんか？
そもそも名刺の有効価値って、名刺に記載された内容であって、「名刺」そのものには価値はありませんよね。
会社名、役職、名前、住所、電話番号さえ確認できれば名刺自体は不要です。
しかし、すべてのデータを手入力でデータ化することはあまり現実的ではありません。
そこで、EVERNOTEとSCANSNAPを使うというワケです。
めんどくさい名刺管理とはサヨナラ！
EVERNOTEならお目当ての名刺が一発で見つかる！
EVERNOTEのすごいところはOCR機能です。
写真をEvernoteにアップロードすると、画像データの中のテキストを認識して、その文字列で検索をかけることができます。
例えば、上にある画像をEVERNOTEに保存すると「NEWS」という文字列で検索できるようになります。
なので、名刺の画像データをEVERNOTEに保存しておけば、どれだけ大量の名刺があっても、その中から目当ての名刺を一瞬で見つけることができます！
このOCRの精度がホントに高くて、今のところ撮影した画像をEVERNOTEに入れて検索できなかった文字列はありません！
※手書きの文字とか、色合い的に文字として認識できない場合は除く。
会社名とか名前の一部さえ分かれば検索できる！
大量に名刺はSCANSNAPで高速読み込み！
私のように大量に名刺がある場合（2000枚くらいありました）一枚一枚スマホで撮ってEVERNOTEに送っていたら、それだけで3日くらいかかってしまいます。
そこで活躍するのがSCAN SNAPです。
スキャンスナップは、スキャン機能だけに特化したドキュメントスキャナなんですが、私は初めて使った時に本当に感動しました！
何に感動したかというとそのスピード！
名刺の裏表を同時にスキャンして1枚/秒くらいのスピードで読み取ってくれるんです！私の場合は約2000枚の名刺を、3時間ほどでEVERNOTEに入れ込むことができました。
実はSCANSNAPを導入したのは、家や会社にある、ありとあらゆる紙からの卒業して、ペーパーレス化をするためでもありました。
会社の研修資料や個人的な契約書、年賀状などの「ほとんど見ないけどいつか使いそうなもの」を全てデータ化しておくことで、使いたいときにサッと目当ての書類にアクセスできるようにしておきたかったんです。
スキャナを導入した結果、ほぼペーパーレス化が実現でき、家や会社の収納スペースにかなり余裕ができました。
紙の資料を検索できる形で保存できるなんてサイコーに便利ですよ！
紙の資料が増えてしまう営業マンにとっては神ツールです！（紙だけに）
EVERNOTEとSCANSNAPでの名刺管理の注意点
私としてはサイコーの名刺管理方法だと思っているんですが、
こうしておけばよかったなっていう点がいくつかあるのでご紹介しておきます。
①スキャナは最新機種にした方がいい
私の使っているのは「SCANSNAP S1500」というモデルなんですが、
最新モデルにしておけばよかったなと後悔している部分があります。
最新モデル
私が使っているモノは、PCとUSBケーブルで接続しないとスキャナで読み込んだものをPCに送れないのですが、最新モデルはWi-Fiに対応しているので、Wi-Fi経由でPCにスキャンしたデータを飛ばせます。
更に、PCがなくても直接EVERNOTEに名刺データを送れる「SCANSNAP CLOUD」というサービスも始まっています。
このシステムは、「名刺」「ドキュメント」「レシート」「写真」を自動でSCANSNAPが判断して、それぞれ設定しているクラウドサービスに自動送信してくれるというとても便利なサービスなんですよ。
この辺はSCANSNAP CLOUDの動画を見てもらうと一発で分かりますのでどうぞ。
とにかくSCANSNAPは最新版を買いましょう！
私も買い替える予定です。
②EVERNOTEは有料版がマスト
EVERNOTEは無料でも使えるんですが、そのままだと1か月で送れる送信容量が60MBと決まっています。
私のように大量の名刺をスキャンしようと思ったら、60MBなんて一瞬でオーバーしてしまいますので、名刺管理にEVERNOTEを使う場合には有料のプレミアム版（1GBまで）にする必要があります。
さらに、PDFやoffice文書の中の文字列を検索することができないのも、無料版の使いにくい部分です。
有料版は年間5,200円かかりますが、EVERNOTEをビジネスで使い倒すなら絶対お値段以上の価値はあるの迷わずプレミアム版にアップグレードすることをおススメします！
③PDFのサムネイルがスマホで見にくい
これは私にとってはものすごくデメリットになっています。
私は名刺データをすべてPDFでEVERNOTEに保存したのですが、EVERNOTEのスマホアプリで名刺を見ようとすると、PDFファイルのサムネイルが表示されません。
なので、会社名や名前で検索して、2枚の名刺がヒットしたら、PDFファイルをダウンロードして中身を空けるまでは、どちらが目当ての名刺なのかが分からないことがあります。
PCのEVERNOTEであれば問題なくサムネイルが表示されるので、ぜひスマホ版でも表示されるようになってほしいです。
名刺を急いで探さないといけないときは焦ります…
④特殊な名刺は取り込みにくい
冊子のように見開きになっている名刺や、カタい素材のモノなどはSCANSNAPで読み込むことが困難です。
なので、そういった名刺は1枚1枚スマホのカメラで撮影してEVERNOTEに保存しなくてはなりません。
写真での取り込み用に「EVERNOTE SCANNABLE」というアプリが出ていますので、そちらで読み込みましょう。
増えていく名刺管理はEVERNOTEとSCANSNAPで！
最後にデメリットも少し書きましたが、得られるメリットの大きさから考えるとデメリットなんてちっぽけなもんです。
ちなみに、私は2000枚強あった名刺を思い切ってすべて捨てました！
「え？そんなことして大丈夫？」
私の性格上、もう使わないモノや昔のモノをいつまでも捨てられずに、なんとなくとっておくっていうのがホントに嫌で嫌で。
スキャンによってデータ化された名刺は、私にとっては「無駄」以外の何ものでもなかったのでスキャンしたその日にシュレッダーですべて破棄してやりました。
正直、「EVERNOTEがサービス終了したら心中やな…」という不安もなくはないんですが、「もし、こうなってしまった時のために…」「もし、あれがこうなったら…」とかいう起こってもいないことに対して不安になって行動できないって男らしくないじゃないですか。
「EVERNOTEがダメになったら他のクラウドサービスを使えばいい！とにかく紙の名刺管理をやめてデータ化する！」と決める！そして名刺はいさぎよく捨てる！
この姿勢こそが売れる営業マンの考え方なのではないでしょうか。（強引すぎ）
名刺管理を考えてるならEVERNOTE×SCANSNAP！ぜひ試してみてくださいね！
今回は「EVERNOTEで名刺管理するならSCANSNAPが必須！名刺管理のやり方を劇的に変えた方法をお伝えします！」という内容でした。
まずはEvernoteだけでも導入したい！という方はコチラをどうぞ。
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