- Evernoteを始めてみたけど、どうやって整理すればいいの？
- Evernoteに入れたはいいけど、後で書類が見つからなくなったら困るから初めから整理しておきたい。
- みんなはどうやってEvernoteを整理しているのかな？
こういった疑問に答えます。
Evernoteは使いこなせばめちゃくちゃ便利な反面、機能がシンプルなために逆に使い方に迷ってしまいますよね。
私は、日々増えてく書類や名刺を全てEvernoteに放り込んでいまして、Evernoteに入れた後は即シュレッダーで処分しています。
もはや私は、Evernoteと運命を共にしていると言っても過言ではありません。
今回は、そんなEvernoteをフル活用している私が、Evernoteをどのように整理して使っているかをご紹介します。
- Evernoteは整理が不要
- 検索しづらいファイルは整理が必須
- Evernoteは有料版おススメ！
- スキャナとの併用もおススメ！
まだEvernoteをダウンロードしていない方は、まずダウンロードしてからこの先を読んでくださいね。
Evernoteは細かい整理は不要
Evernoteの整理術を紹介する記事なのに、こんなことを言うのは本末転倒なんですが、Evernoteは整理しなくても大丈夫です。
整理していなくても、膨大なファイルの中から自分が求めているファイルを見つけられるからです。
ちょっと説明していきますね。
Evernoteで書類を管理する最大のメリットは、「検索に強いこと」です。
Evernoteに入れておけば、ファイルの中身の文字列で検索することが可能になります。
例えば、手元にあった本の表紙を撮影してみます。（Evernoteのスマホアプリで撮影）
写真の本はコチラ
撮った写真をEvernoteで検索してみましょう。
ひとまず「まんが」という文字列で検索してみます。
無事に検索にひっかかってきました。
下の画像の黄色でマーキングされている部分が検索でひっかかった文字列です。
ちなみに、「ヘンテコノミクス」や「作者の名前」では検索できませんでした。
特殊なフォントは文字として認識されない場合があるので注意が必要ですね。
本にアンケートが挟んであったので、そのアンケートの項目をスマホで撮ってみました。
これを「本の」という文字列で検索してみると
文字列をきちんと認識できていますね。
この検索機能（OCR機能）があるため、Evernoteに入れておけば、文字列の一部だけでも分かれば、どんなファイルでも検索して探し出すことが出来ます。
Evernoteに放り込むだけで、整理を一切しなくても困ることはありません。
こんな人は整理した方がイイ
整理していなくても十分に活用できるEvernoteですが、一部整理をした方がイイ場合があります。
- イラストや写真を管理したい
- 手書きのメモやハガキを管理したい
- 特定のファイルではなく特定のジャンルで検索したい
ひとつずつ説明していきますね。
イラストや写真を管理したい
Evernoteは文字列でしか検索できません。
例えば、イルカの写真をEvernoteにアップしても、「イルカ」で検索してもヒットしません。
なので、イラストや写真は、タイトルや日付、場所などをデータとして入力して、フォルダ分けして管理しておいた方がいいです。
手書きのメモやはがきを管理したい
私は年賀状を全てスキャナで読み込んでEvernoteで管理しています。
最近では宛名が、年賀状ソフトで書かれているケースも多いので、そういった場合はフォントによっては検索できるんですが、丁寧に手書きで書かれている年賀状に関しては検索してもほとんど出てきません。
なので、私は「2018年賀状」のようなノートを作って管理しています。
メモも手書きの場合は、何が書かれているメモなのかや、日付などをタイトルにして管理した方が後から検索しやすいです。
特定のファイルではなくジャンルで検索したい
Evernoteは個別ファイルの検索性には優れているのですが、勝手にファイルをグループ分けはしてくれません。
後でファイルを見返すときに、グループとしてまとまっていた方が都合がイイ場合があります。
例えば、私のノートブックに「仮想通貨」というタイトルのグループがあります。
この「仮想通貨」のグループの中には4つのノートが格納されていますが、ノートの中身は備忘録的なメモなので、文字列検索がしづらいです。
なので、「仮想通貨」というグループを使って、検索しなくてもノートにたどり着けるようにしています。
あとで検索しづらいモノに関しては、まとめてグループで管理した方がいいです。
Evernoteの整理方法【実例】
まずは、私のEvernoteのノートブックの中身をお見せします。
※画像をクリックすると大きな画面で開きます。
見てもらえると分かりますが、私のノートブックの分類は以下の7つに分かれています。
- プライベート
- ブログ
- 会計
- 身だしなみ
- 研修資料
- 仕事
- 読書
その下にさらに細かいグループ分けをしている感じです。
Evernoteを使い始めた時は「読書」と「プライベート」の2つだけでした。
それが、スキャナを使ってまわりの紙という紙を全てEvernoteに入れ込んでいった結果、このようにいくつかのグループができました。
私の場合、色々Evernoteに放り込んだ後にグループを作るというよりは、フォルダをつくってからEvernoteに取り込んだ感じです。
ここから、具体的にどうやって分類分けしているのかをご紹介しますね！
ノートブックである程度のカテゴリーに分ける
先ほど説明した大きな7つのグループをEvernoteでは「スタック」と言います。
スタックの下に、小分類として「ノートブック」があり、ひとつひとつのノートをまとめます。
図にするとこんな感じです。
スタック→ノートブック→ノート
Evernoteの整理の階層構造はシンプルで、3層構造しかありません。
Evernote側としても「あまり細かい整理は必要ない」という認識だと分かりますね。
流れとしては、初めはノートブック単位でファイルをまとめて、ノートブックが増えてきたらスタックでグループ分けする感じです。
よく使うノートはショートカットへ登録
よく使うノートはショートカットに設定してすぐに使えるように抜き出すことが出来ます。
私の場合は、ブログ記事のテンプレートと顧客管理表のテンプレートをショートカットにしています。
画像の赤マルの位置にノートへのショートカットができます。
このショートカットは、スマホアプリからも使えます。
ノートのタイトルのつけ方
Evernoteは、ノートの中身で検索できるので、あまりタイトルは重要ではないです。
ただ、手書きの書類は検索できない場合が多いので、しっかりタイトルをつけておかなければなりません。
その場合は、後々検索で見つかりやすいようなタイトルをつけておきましょう。
後から検索するときに、多分こういった文字列で検索するだろうな…っていうワードでタイトルをつくっておきましょう。
ノートのタイトルをつけるのがめんどくさい場合は、ノートブックを作ってまとめて放り込んでおくのもアリです。
Evernoteにはスキャナで取り込もう
Evernoteにファイルを入れる際に、1枚1枚写真を撮ってアップロードすることもできますが、取り込む枚数が多い場合は、ドキュメントスキャナを併用することをおススメします。
私が使っているドキュメントスキャナはSCANSNAPです。
ちなみに、私はひとつ前の「S1500」というモデルを使っていますが、おススメは断然最新機種です。
最新機種だと、PCに接続しなくてもスキャナが直接Evernoteにファイルをアップロードしてくれます。
しかも、事前に設定しておけば「領収書」「写真」など、自動で判断して仕分けしてくれます。
動画が分かりやすいのでコチラをどうぞ。
私は書類や名刺を手に入れると、すぐにSCANSNAPで読み込んで、その場でシュレッダーで処分しています。
SCANSNAPは、カバーを空けるとすぐに電源が入ってスキャンできるので、めんどくさがりな私でも、スキャンを後回しにせずにEvernoteにアップできています。
もし、書類がたくさん溜まってしまっても、もの凄いスピードでスキャンしてくれるので心強いです。
Evernoteを使うなら、スキャナとの併用が絶対におススメです。
Evernoteの有料と無料の違い
ここまで、Evernoteの整理法をご紹介してきましたが、実はご紹介した機能の中には「有料版」じゃないと使えない機能がいくつかありました。
私はEvernoteを使うなら絶対に有料版を使うべきだと考えていますが、最初は無料版から試したいという方もいると思うので、有料版と無料版との違いをカンタンにまとめておきます。
| ベーシック（無料版） | プレミアム（有料版） | |
| 価格 | 無料 | 5200円（年間） |
| 月間アップロード容量 | ６０MB | １０GB |
| 登録できる端末数 | 2台まで | 無制限 |
PDF や Office 文書のファイル内を検索 | × | 検索可能 |
私が有料版をおススメする1番の理由は、PDFとOffice文書のファイル内検索機能です。
とくに、スキャナを使って様々な紙媒体をクラウド化していくと、ファイル内検索ができるだけでEvernotの利便性がぐっと上がります。
無料版の場合だと、ひとつひとつのノートにタイトルをつけていかなければならないので、非常に手間がかかります。
めんどくさがりな人は、有料版が絶対におススメです！
こちらのページからプレミアム版への登録ができます。
まとめ
- Evernoteは整理が不要
- 検索しづらいファイルは整理が必須
- Evernoteは有料版おススメ！
- スキャナとの併用もおススメ！
Evernoteは、高い検索能力から「整理しなくても使える」のがウリなので、整理は特に必要ありません。
最初は無料版でも構いませんので、いろいろとファイルを放り込んでみましょう。
使っているうちに、自分に合った整理方法ができてくると思います。
今回は「Evernoteの整理方法が分からん！Evernote初心者におススメのノート整理方法」という内容でした。
コチラの記事も参考にしてみてくださいね。
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