名刺交換ってどうやってやるのが正解なの？
目上の人との名刺交換とか、名刺を持っていないときの対処法など、名刺交換で困ったときの対処法を教えて。
名刺交換のマナーについて、キチンと学ぶ機会はあまりないですよね。
ビジネスの世界では当たり前のように行われている名刺交換も、知らず知らずにタブーを犯してしまっている人もいます。
たかが名刺交換でも、「相手に失礼な行為をしてしまって、顧客からのクレームで担当を外された」という人もいます。
たかが名刺交換で、怖い話ですね…
名刺交換には様々なマナーがありますが、一度覚えてしまえばあまり意識しなくてもできるようになるので心配いりません。
今回は、「知らないと怖い名刺交換のマナー」についてご紹介します。
この機会に、正しい名刺交換のやり方を知って、スマートな営業マンになりましょう！
コチラでは営業マンにおススメの名刺入れをご紹介していますので、合わせて読むことをおススメします(^^)
名刺交換のタイミング
名刺交換は、初めて会ったその瞬間に行うのが適切です。
会社への訪問時や、取引先との会議など、ビジネスの現場では初対面の人と会う場面は多くあります。
どのような場であっても、必ず初めのあいさつと共に名刺交換を行いましょう。
名刺交換の時に、すぐに名刺を取り出すことが出来るように、名刺入れは事前に上着の内ポケットに入れておくとよいです。
相手が名刺交換に応じられそうなタイミングを見計らって
ご挨拶させて頂いてもよろしいですか？
名刺交換させて頂いてもよろしいですか？
と尋ねましょう。
相手に良い印象を持ってもらいたいのであれば、積極的に自分からアプローチするように心がけましょう。
名刺交換は立った状態で
名刺交換は「挨拶」ですので、必ず立って行います。
「顧客の応接間に通されてイスにかけて相手が来るのを待つ」というシチュエーションでは、相手が室内に入ってきた瞬間に立ち上がって挨拶をします。
これは、上下関係や取引先との関係性は関係なく、社会人として当たり前のルールなので心がけておきましょう。
ちなみに、大きなテーブルを挟んで挨拶を行う場合、テーブルを挟んで名刺交換をしてはいけません。
必ず相手の正面まで行き、名刺交換を行いましょう。
名刺の渡し方
名刺交換の時にかわす言葉
「はじめまして。」というコトバの後に、自分が何者かが分かるように言葉を添えましょう。
はじめまして。山田商会で営業をしております、山田と申します。
基本的には「会社名＋仕事内容＋名前」でOKです。慣れてきたらひとこと付け加えてもイイでしょう。
はじめまして。山田商会で営業をしております、山田と申します。
○○でお困りの時はお役に立てますので、覚えて下さると嬉しいです。
ひとこと付け加えることによって、その後の話にもつながっていきやすいです。
両手で差し出す
名刺を取り出して、両手で渡します。名刺入れを持っている状態であれば、名刺入れの上に乗せて名刺を差し出しましょう。
その際、名刺の向きは相手が文字を読める向きにして渡します。
ここでやってはいけないのが、相手の目の前で名刺をくるっと向きを変えること。
これは手のひら返しと言われ、「裏切る」ということを暗示するため、タブーとされています。
実は私も社会人3年目あたりまでこの慣習を知らなかったです(^^;
なので、名刺は取り出したらそのまま相手に向きを変えずに渡せるように、さかさまにして名刺入れに入れておきましょう。
胸の位置で渡す（低い位置だと名刺を読めない）
名刺を差し出すときは、胸の高さで渡します。
「相手が差し出す名刺の位置よりも高い位置で名刺を差し出すのは失礼」って聞いたけど…
それだと「低く出す合戦」になっちゃうので、基本の高さを知っておきましょう！
あまりにも低い位置で名刺を渡すと、それをわざわざ目の高さまで持ってこないと相手は名刺の内容を認識できません。
なので、名刺を差し出す際は胸の高さでそのままの姿勢でも読めるように渡すのが理想的です。
とは言っても、相手との呼吸を合わせることも大切なので、臨機応変に変えられるといいですね。
名刺の受け取り方
名刺を受け取るときは必ず両手で相手の名刺を受け取ります。
「頂戴します」と一言添えるといいですね！
そして名刺を受け取ったら名刺に書いてある、相手の会社名と名前を必ず読み上げて確認します。
山田商会の山田太郎さんですね。
変わった名前の読み方がないかの確認と、一度でも名前を口に出していると、後々自分の記憶に残りやすいので、話している間に相手の名前をド忘れしてしまうというミスを防ぐことができます。
もし、相手と相手も同時に名刺を差し出してきた場合、片手で自分の名刺を渡し、もう一方の手で相手の名刺を受け取ります。
名刺をもらった後
名刺交換をした後、立ったままで相手と話をする場合は、すぐに名刺を名刺入れにしまっても構いません。
テーブルで着座して話を続ける場合は、受け取った名刺を自分の名刺入れの上に乗せてテーブルの端に置いておきます。
これは相手の会社名や役職、名前を言い間違えないようにするための配慮です。
テーブルが狭い場合は、名刺入れに入れて片付けてもマナー違反ではありません。
名刺をしまうときにも、「頂いた名刺、名刺入れに入れますね」という感じで、少しアピールしてからしまうようにしましょう。
こんな時はどうする？状況別の名刺交換のマナー
名刺を持っていないときに名刺交換を求められた
名刺交換をしようとしたら「あれ？名刺がない…」ということがあります。
もし名刺を持っていないときに、名刺交換を求められた場合は、正直に名刺を持っていないことを伝えて、後日改めて名刺をお渡ししましょう。
申し訳ありません。今名刺を切らしていまして、数日中には用意できますので、改めて名刺をお渡しします。
相手の住所が分かる場合は、
先日はお名刺をお渡しできず申し訳ありませんでした
と一筆添えて、できるだけ早く名刺を郵送すると良いです。
もし可能であれば、名刺を渡しに訪問してみましょう。
普通、名刺を渡せなかったからと言って、わざわざ名刺を渡すためだけに訪問する営業マンはいませんので、驚かれます。
相手に覚えてもらえますし、好意を持ってもらえることが多いです。
名刺を持っていないというミスを、いかにカバーするかで相手との関係性が変わってきます。もし同じ状況になった時はやってみてください。
とは言っても、初対面の相手と会うのに名刺を持ち合わせていないというのは、相手に失礼になりますので、あまり歓迎できるものではありません。
なので、名刺切れを防ぐためにも、名刺の残り枚数はマメに確認した方がイイです。
名刺交換を求めたら相手が名刺を差し出してくれなかった
相手との関係性にもよりますが、コチラが挨拶して名刺を渡したのに名刺をもらえない場合があります。飛び込み訪問の時なんかはこのケースは多いと思います。
相手が名刺をくれなかったときは「いただけますか？」と聞いてみましょう。
よかったらお名刺をいただけますか？
相手がイヤな顔をした場合はそれ以上ツッコむ必要はありませんが、大抵名刺交換に応じてくれますよ。
荷物やコートを持っている時に名刺交換を求められた
冬にコートを手で持っていたり、荷物をたくさん抱えている状態で名刺交換を求めらることがたまにあります。
そういった時は「少々お待ちいただけますか？」と身辺を整えてから名刺交換に応じましょう。
コートを置く場所がない場合は、手にかけたままで名刺交換をしても構いません。
逆のパターンで、相手が荷物を持っている時は、無理に名交換を求めるのではなく、相手の身辺が整ったタイミングで名刺交換を依頼しましょう。
訪問時の荷物は必要最低限で！車移動ならアウターは社内に置いておきましょう！
頂いた名刺に書き込みしてもいいの？
頂いた名刺に会社の代表番号しか載っていない場合、直通の番号を聞いたりすることがあります。その場合、ビジネスマナーとしては名刺への書き込みはNGですが、ある程度は許容されています。
しかし、名刺に目の前で書き込みをされることを嫌う人もいるので、相手に一言断って書き込みましょう。
失礼ですが、お名刺に電話番号を書き込んでもよろしいですか？
どちらから名刺交換を切り出すのがいい？
訪問側が先？上下関係が先？若い方が先？
いろいろと考え方はあると思いますが、相手に好意を持ってもらいたいという思いがあるのなら、どんな場合でも先に切り出した方がイイです。
謙虚で積極的な姿勢を示すことが出来ますので、相手と良好な関係を築きたい場合は必ず自分から名刺交換を切り出しましょう。
一度に複数の人と名刺交換する場合
たくさんの人が参加するプロジェクトや、ミーティングの場では、複数名と名刺交換をする場合がります。
その際、頂いた名刺を机の上にずらっと並べて名前や役職を言い間違えないようにします。あまり人数が多すぎる場合は、キーマンとなる人や、自分と関りのありそうな人の名前だけは憶えておいて、頂いた名刺は名刺入れにしまってしまいましょう。
飛び込みでの再訪問では名刺交換をしてはいけない？
飛び込みでの営業で、まだ顧客となっていない営業先を何度も訪問するケースがありますよね。
相手がまだ自分のことを覚えていないようであれば、何度も名刺をお渡しして構いません。
その際は、「ぜひ名前と顔だけでも覚えて頂きたいので」と自分の名刺だけ渡して、「○○さんからは1度名刺を頂いていますので」と伝えておきましょう。
名刺は渡しまくってOK！
名刺交換のマナーまとめ
名刺交換は、できて当たり前のビジネススキルですが、マナーをキチンと実践している営業マンはあまりいません。
だからこそ、当たり前のことを当たり前にできる営業マンが、顧客から一目置かれて成果を上げることが出来ます。
基本的なビジネスマナーを身につけて、楽しく営業活動ができるようになりましょう！
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