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デスクの乱れは心の乱れ!整理整頓で営業成績もアップする?

 
整理整頓ってめんどくさいですよね。
 
知らない間にどんどん書類は増えていくし、どこに何を収納していいのかも考えるのもイヤになっちゃいます。
 
でも、そのつど整理しておかないと、後々探すのに手間と時間がかかってしまいますし、最悪の場合、見つからずに紛失してしまうこともあると思います。
 
実は、整理整頓できる営業マンは、思考も整理されているため、作業効率がよく売り上げも上がる傾向があります。
 
今回は、整理整頓を習慣づけることで営業マンにどんないいことがあるのかと、私がやっている整理整頓の方法をご紹介しますね!
 
 

整理整頓がもたらす効果

探し物がすぐ見つかる

 
探し物をしている時間はホントに無駄な時間ですし、見つからないとイライラしてくるので精神的にもよくありませんよね。
 
モノが多すぎて使いたいものが埋もれて見つからなかったり、順序立てて並べてないために資料がどこにあるのかわからなかったり。
 
使いたいときにサッと取り出して使えることは、生産性のアップと心の安らぎにつながります。
 

持っているモノを把握できる

 
仕事で使う備品を買って会社に帰ると
「あ、、会社に余ってるのあった、、」
とダブって購入してしまうことありませんか?
 
空のファイルはココ!という風な決められた場所があれば、そこを探せばダブり購入は防ぐことが出来たはずです。
 
整理整頓をすることで、経費のムダ遣いも防ぐことができます。
 

思考がスッキリして集中できる

 
PCで集中して作業したいときに、視界に別のモノが入ると、そちらに気が散ってしまいます。
 
例えば、PCの横にスマホを置いて作業をしていて、スマホにLINEの通知が出たりすると、ついついスマホに手を伸ばしてしまいませんか?
 
これはほぼ無意識に行っていることなので、止めようがありません。集中したいときは、視界に入るところには何も置かないことが大切です。
 
整理整頓をすることで、作業効率がアップします。
 

整理整頓できない人はこんな人

モノを捨てられない

 
モノを整理するコツは、必要ないモノを捨てて、持ち物を減らすことです。
 
モノが少ないと、そもそも散らからないですし、モノがどこにあるかも把握しやすいです。
 
モノを減らすと収納スペースの節約にもつながるので、積極的に必要ないモノは処分しましょう。
 
『いつか使うかもしれない』というモノを使うことは、ほとんどないと思っていいと思います。
 
特に現代はあまりにも変化が激しく、情報があふれている時代なので、古いモノや情報は使えなくなっていくスピードが昔よりも早いです。
 
今必要ないモノは、この先も使うことはないと考えて、処分する勇気を持ちましょう。
 
モノを捨てられない人は、決断力に欠けていることが多いです。
 
小さなことですが、目の前のことをその時その時で判断することで、仕事での判断も即断即決できるようになっていきます。
 

ルールを決められない

 
整理整頓には明確なルールが必要です。
 
例えば、名刺を会社名順に収納するのか、それともアルファベットで収納するのか。
 
自分でルールを決めて、そのルールに従って整理をしていく必要があります。
 
そのルールがないと、どこに・何を・どのように整理していいか分からないため、後で探しにくい状態で収納することになってしまいます。
 
後で検索しやすくするためのルールづくりのコツを日ごろからやっておくと、先のことを考えて仕事をする能力が身に付き、仕事のタスクの消化効率が上がります。
 
 

物事を先延ばしにする

 
整理整頓できない人は、物事を先延ばしにするクセがあります。
整理するのがめんどくさいからと先延ばしにしていると、放っておくとどんどんモノが増えていきます。
そして、気づいたときには整理するのに膨大な時間がかかるほどモノがたまってしまいます。
「まぁいいや」で先延ばしするのではなく、先にルールを決めて今できることを今やるクセをつけましょう。
 
先延ばしにするクセを改善できれば、仕事でのタスクを消化するスピードが高まり、あなたの仕事の効率は劇的に向上します。
 
 

営業マンにおススメの整理整頓方法

営業マンにとって最も増えやすくて整理に困るのが、名刺と紙の資料です。紙はかさばる上に、目当てのモノを探すのに大変時間がかかることが多いです。
 
そこでおすすめなのがEvernoteを使った整理法です。
 
私は、名刺や研修資料、顧客ファイル、領収書など、すべての身の回りの紙という紙を、スキャナを使ってEvernoteに取り込んでいます。
 
Evernoteに取り込んだ後は、紙の書類は全てきれいさっぱりシュレッダーで処分します。
 
私はEvernoteを使い始めて、身の回りがキレイに整理整頓できているうえに、目当ての名刺や書類を一瞬で見つけることができるようになりました。
 
Evernoteの利点は3つ。
  • 検索性に優れる
  • 場所の制約がない
  • 放り込むだけ
それぞれ説明していきますね。
 

検索性に優れる

 
Evernoteは、OCR機能が魅力のクラウドサービスです。
 
Evernoteにスキャナで読み込んだ名刺の画像ファイルは、その画像内の文字列で検索ができるようになります。
 
名刺を探すときにも、名前や会社名、メールアドレスの一部が分かれば、その文字列で検索可能になります。
 
検索も簡単なうえに、外出先でもスマホから名刺や資料を確認できます。
 
 

場所の制約がない

 
Evernoteはクラウド上でデータを保管するため、物理的な場所を確保する必要がありません。
 
ファイル数(ノート数)としては10万枚までという上限がありますが、個人で使用する場合は10万枚を超えることは考えにくいのではないでしょうか。
 
私は現在3000枚も使っていないので、1万枚使うのにもあと10年くらいはかかりそうです。
 
目の前から紙の資料や名刺がなくなるだけで、心もスッキリしますし、「何かあったらEvernoteで検索すればいい」という安心感も得られます。
 
今のところ、使いたい!と思ってEvernoteで検索して、そのファイルを見つけらなかったことがないですし、見つかるまで時間がかかったこともありません。
 
 

放り込むだけ

 
私は名刺の整理をずっと後回しにして、輪ゴムで留めて保管しているだけでした。
 
結局、整理整頓ができない原因って「めんどくさい」という気持ちの部分が大きいと思うんですよね。
 
でも、Evernoteはそのめんどくさい作業が全く必要ありません。
 
写真で撮るか、スキャナで読み込んでEvernoteに放り込むだけで、自動でOCRがかかって検索できるようになります。
 
私のように整理を先延ばしにするタイプの人は、Evernoteにとりあえず放り込むだけでOKなので、整理整頓の時間も手間もかからなくなるのでおススメです。
 
ちなみに、Evernoteは有料と無料のタイプがあります。
  • 有料会員:月間アップロード容量が10GB
  • 無料会員:月間アップロード容量が60MB
無料会員だと、月に60MBまでしかアップロードできないので、身の回りの書類を全てクラウド化しようとすると全く足りないと思います。
 
毎月1回60MBずつアップロードすれば、いつかは全てアップロードできますが、整理整頓がめんどくさい人がその作業をできるとは思えないので、一気にアップロードできる有料版をおススメします。
 
私は有料で使っていますが、容量の違いの他にも、PDFファイルの中の文章の文字列からも検索することができるようになるため、非常に便利です。
 
もはや、アップロードのために資料ごとにタイトルをつけなくても、何が書いてある資料かがわかれば検索で簡単に見つけることができます。
 
私は最初は無料で使っていましたが、有料の便利さになれると無料版には戻れません。
 
初めて使う方は無料版から試してみてもいいと思いますので、ぜひEvernoteを使った整理整頓をやってみてくださいね。
 
Evernote

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まとめ

営業マンの仕事は、整理整頓することが仕事ではなく、目の前の顧客ときちんと向き合って、価値を提供することだと思います。
 
なので、デキるだけ整理整頓に使う時間を減らして、目の前のことに集中できる環境をつくることが大切です。
 
整理整頓を身につけて、業務に集中して取り組めるように環境を整えていきましょう!
 
今回は『デスクの乱れは心の乱れ!整理整頓で営業成績もアップする?』という内容でした。
 

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